Planlama ve organizasyon için zaman ayırın. Etkin zaman kullanımı düşünmeyi ve planlama yapmayı gerektirir. Eğer plan yapmadan harekete geçiriyorsanız, bir anlamda başarısızlığı planlamış olursunuz. İşlerinizi ve yapacaklarınızı size uygun olacak bir şekilde düzenlemelisiniz. Bu işi daha zevkli bir hale getirmek için takviminizde ya da not defterinizde renkli kalemler ve resimler kullanabilirsiniz. Bazı insanlar için yapacakları işleri kâğıtlara yazmak gerekir, bazıları ise bunu herhangi bir araç kullanmadan düşünerek yapar. Sonuç olarak “-meli, -malı” ları boş verip kendi yönteminizi uygulayın.

Amaç ve hedef belirleyin. Amaçlar hayatınıza ve zamanı kullanım biçiminize yön verir. Servetleriyle ünlü Teksaslı Hunt kardeşlere bu servetin sırrı sorulduğunda, “Öncelikle ne istediğinize karar vermelisiniz” demişlerdir. Mevcut olanaklarla ulaşılabilir, kesin ve ölçülü diğer bir deyişle gerçekçi amaçlar belirleyin. Başarı için yola çıktığınızda sizi yönlendiren sadece gerçekçi amaçlarınız olacaktır. Amaçlar yaratıcı insanlara ihtiyaç duydukları yön duygusunu verir.

Önceliklerinizi belirleyin. İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından geliştirilen 80–20 kuralını uygulayın. Pareto çıktıların %80’inin, girdilerin % 20’sinden kaynaklandığını söylemektedir. Öncelik belirlemede dikkat edilecek nokta %20’lik değerli girdiyi belirlemek ve ayrı tutmaktır. Girdilerinizi tanımladıktan sonra size en çok verimi sağlayacak işler için zaman ayırmalısınız. Öncelikli yapacağınız işleri belirlemek için numaralandırma, harf verme ve renklendirme yöntemlerinden size uygun olanı seçebilirsiniz. Önemli işlerinize daha fazla zaman ayırabilmek için yapılması gereken acil işleri hemen yapmalısınız. Yapılacak işler listenizdeki işlerin yanına yetişmesi gereken tarihi yazarsanız öncelik sırasını belirlemiş olursunuz.

Yapılacak işler listesi oluşturun. Bazı insanlar yapacakları işleri günlük olarak liste haline getirerek başarıya ulaşırlar. Yapılacak işler listesi bir kâğıt üzerinde yapılabileceği gibi bir takvim üzerinde de oluşturulabilir ve sürekli güncellenmelidir. Eleyebileceğiniz işleri görmek için yapılacak işler listenizi gözden geçirin. Sizin için uzun vadede sonuç getirmeyecek işleri listenizden çıkarın.

Esnek olun. İşinizi planlarken olası duraksamalar ve problemler için esneklik payı bırakın. Zaman yönetim uzmanları bir işe ayrılacak zamanın yarısından daha azının esneklik payı olarak planlaması gerektiğini söylemektedirler. Bu şekilde ortaya çıkabilecek beklenmeyen olaylar ve olası duraksamalar için esneklik payı bırakılmış olur. Eğer iş sırasında başka şeyler tarafından engellenebileceğinizi ve ara vermek zorunda kalacağınızı düşünüyorsanız, sadece rutin olarak yapılması gerekenleri planlayın. Öncelikli işlerinizi için daha fazla zaman ayırın.

Biyolojik olarak en enerjik olduğunuz zamanı göz önünde bulundurun. Gün içinde en verimli olduğunuz zamanı belirleyin. Sabahları mı, geceleri mi yoksa akşamüstü mü daha iyi çalışıyorsunuz? Bunu belirlemeniz gerekir. Etkili zaman yönetimi en iyi olduğunuz zamanı bilmeyi ve bu zamanı öncelikli işlerinize ayırmayı gerektirir.

Yapılması gereken şeyleri doğru yapın. Yönetim uzmanı Peter Drucker, doğru ve yapılması gereken şeyleri yapmanın, bir şeyleri doğru yapmaktan daha önemli olduğunu söylemiştir. Bir işi yaparken öncelikle yapılması gerekli olan şeyin ne olduğu belirlenmeli ve daha sonra o iş doğru bir şekilde yapılmalıdır.

Mükemmeliyetçi olmaktan kaçının. Tabii ki, bazı işlerin diğerlerine göre daha mükemmel yapılması gerekir ancak mükemmeliyetçilik ve her küçük detay için fazla zaman ayırmak işleri geciktirebilir.

 Oyalanmaktan ve ertelemekten vazgeçin. Alan Lakein tarafından önerilen “İsviçre peyniri” metodu ile işleri ertelemekten ve oyalanmaktan kurtulabilirsiniz. Eğer bir işi yapmaktan kaçınıyorsanız, onu parçalara bölün ve onu örneğin 15’er dakikalık küçük parçalar halinde tamamlayın. Parça parça tamamlayarak sıkılmadan işi bitirebilirsiniz.

“Hayır” demeyi öğrenin. “Hayır” küçük ama söylenmesi zor bir kelimedir. “Hayır” diyebilmek için amaçlarınıza odaklanmak size yardımcı olabilir. Öncelikle aklınızda bulundurmanız gereken şey sizin ve önceliklerinizin önemli olduğudur. Bunu yaptıktan sonra önemsiz işlere “hayır” diyebilmek kolaylaşır.

 Kendinizi ödüllendirin. Küçük başarılarınızı bile kutlayın. Her iş tamamlandıktan sonra kendinize bir ödül sözü verin. İşi tamamladıktan sonra verdiğiniz sözü tutun ve kendinizi ödüllendirin. Bunu yapmak hayatınızdaki iş ve oyun dengesini korumanızı sağlayacaktır. Ann McGee-Cooper’ın dediği gibi, “eğer işteki mükemmeliyet ile oyun, eğlence ve dinlenme mükemmeliyeti arasındaki dengeyi kurabilirsek hayatımız daha mutlu, daha sağlıklı ve daha yaratıcı bir hale gelir.”